BAB V 

TEKNIK PENGUMPULAN DATA

5.1. TEKNIK WAWANCARA

Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta yang penting 

dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara memungkinkan analis 

sistem sebagai pewawancara (interviewer) untuk mengumpulkan data secara tatap muka 

langsung dengan orang yang diwawancarai (interviewee).

A. Mempersiapkan Wawancara

1. Aturlah pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai terlebih dahulu.

2. Utarakanlah maksud dari wawancara.

3. Aturlah waktu wawancara yang paling tepat supaya tidak mengganggu kerja dari orang 

yang diwawancarai.

4. Buatlah jadwal wawancara terlebih dahulu, bila wawancara akan dilakukan beberapa kali 

atau oleh pewawancara yang berbeda dan orang yang diwawancarai juga berbeda.

5. Buatlah suatu panduan wawancara (interview guide) supaya wawancara dapat berjalan 

dengan lancar. Interview guide adalah daftar pengecekan (checklist) dari pertanyaanpertanyaan yang akan diajukan oleh pewawancara serta penjadwalan waktunya.

B. Melakukan Wawancara

1. Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya Anda.

2. Menjelaskan apa tujuan dari wawancara ini dan hubungannya dengan proyek sistem 

informasi yang sedang dikembangkan.

3. Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh orang yang diwawancarai dari 

hasil wawancara ini.

4. Jagalah suasana wawancara tetap santai, tetapi terarah dan menyenangkan.

5. Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang mungkin belum diungkapkan.

6. Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara dan 

mintalah kepada yang diwawancarai untuk membetulkan bila ada hal-hal yang tidak 

sesuai.

7. Ucapkanlah terima kasih bila wawancara telah selesai serta mintalah kesediaan kembali 

untuk dihubungi atau untuk diadakan wawancara lagi bilamana perlu.

5.2. TEKNIK OBSERVASI

Observasi atau pengamatan merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif 

untuk mempelajari suatu sistem. Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang 

sedang dilakukan.

C. Petunjuk melakukan observasi

Untuk melakukan observasi, hal-hal berikut ini harus dilakukan:

a. Rencanakan terlebih dahulu observasi yang akan dilakukan, meliputi:

- apa yang akan diobservasi;

- dimana letak lokasi observasi;

- kapan observasi akan dilakukan;

- siapa yang melaksanakan observasi ini;

- siapa yang akan diobservasi;

- bagaimana melaksanakan observasi ini.

b. Minta ijin terlebih dahulu dari manajer atau pegawai-pegawai yang terlibat

c. Bertindaklah Dengan rendah hati (low profile)

d. Lengkapilah dengan catatan selama observasi berlangsung

e. Kaji-ulanglah hasil observasi dengan individu-individu yang terlibat

5.3. TEKNIK DAFTAR PERTANYAAN

Adalah suatu daftar yang berisi dengan pertanyaan-pertanyaan untuk tujuan khusus yang 

memungkinkan analis sistem untuk mengumpulkan data dan pendapat dari responden-responden 

yang dipilih. Daftar pertanyaan ini kemudian akan dikirimkan kepada responden yang akan 

mengisinya sesuai dengan pendapat mereka. Penggunaan daftar pertanyaan ini mendapat banyak 

kritikan karena diragukan hasilnya. Akan tetapi untuk mengumpulkan data dari jumlah sumber 

yang banyak, cara ini lebih efisien dibandingkan teknik pengumpulan data yang lain.

D. Tipe dari daftar pertanyaan

Ada dua macam format dari daftar pertanyaan, yaitu format bebas (free format) dan format pasti 

(fixed format). Dalam suatu daftar pertanyaan dapat hanya berbentuk format bebas saja atau 

format pasti saja atau berisi gabungan dari keduanya.

1. Daftar Pertanyaan Format Bebas : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang harus 

diisi oleh responden ditempat yang sudah disediakan.

Contoh pertanyaan dengan format pertanyaan bebas yang diajukan di dalam divisi penjualan:

Bagaimanakah strategi yang digunakan oleh Perusahaan Anda dalam memperkenalkan produk 

baru perusahaan Anda tsb?

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

2. Format Pasti : berisi dengan pertanyaan-pertanyaan yang jawabannya sudah pasti 

dengan memilih jawaban yang tersedia. Hasil dari daftar pertanyaan tipe ini akan lebih 

mudah untuk ditabulasi dan diisi oleh responden. Daftar pertanyaan tipe ini mempunyai 

beberapa bentuk pertanyaan.

1. Check-off questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini dibuat sehingga 

responden dapat memeriksa (check-off) jawaban-jawaban yang sesuai.

2. Yes/No questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini memungkinkan 

responden untuk menjawab ‘ya’ atau ‘tidak’.

3. Opinion/Choice questions : macam dari pertanyaan-pertanyaan ini 

memungkinkan responden untuk memberikan pendapatnya.

Bahasa pemrograman apakah yangAnda gunakan dalam merancang Sistem Informasi tsb?

1. Bahasa Pemrograman Java

2. Bahasa Pemrograman Delphi

3. Bahasa Pemrograman Visual Basic

4. …………………

Apakah perusahaan Anda sudah menerapkan sistem informasi?

1. Ya

2. Tidak

Bagaimanakah pendapat Anda tentang kinerja para guru yang ada di SMKN 1 Kota Cirebon?

1.sangat baik

2.cukup baik

3.kurang baik

E. Petunjuk Membuat Daftar Pertanyaan

1. Rencanakanlah terlebih dahulu fakta-fakta atau opini-opini apa saja yang ingin 

dikumpulkan.

2. Berdasarkan fakta-fakta atau opini-opini tersebut, tentukanlah tipe dari daftar pertanyaan 

yang paling tepat untuk masing-masing fakta atau opini tersebut.

3. Tuliskan pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan.

4. Uji daftar pertanyaan ini kepada responden yang kecil terlebih dahulu.

5. Perbanyaklah dan distribusikanlah daftar pertanyaan yang sudah dianggap baik ini.

*****

 

BAB IV 

 ANALISIS SISTEM

4.1 Definisi Analisa Sistem
4.2 Tahapan Analisa Sistem : Identify, Understand, Analisis & Report
4.3 Membuat Laporan Hasil Analisis 

(4.2) Langkah-langkahnya:
        1. Identify: mengidentifikasi masalah
        2. Understand: memahami kerja dari sistem yang ada
        3. Analyze: menganalisis sistem
        4. Report: membuat laporan hasil analisis 

1. Mengidentifikasi Masalah
    Ada tiga langkah yang harus dilakukan di dalam tahapan ini yaitu:
 1. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Pada tahap ini kita harus dapat mengetahui apa yang
     menyebabkan masalah terjadi. Misal terjadi penurunan omzet penjualan karena banyak konsumen
     yang komplain terhadap divisi penjualan tersebut. 

2. Mengidentifikasi Titik Keputusan Setelah penyebab terjadinya masalah dapat ditentukan, selanjutnya
    juga harus ditentukan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Contoh: penyebab masalah
    konsumen komplain karena pelayanan yang kurang baik terhadap konsumen. Titik keputusan yang
    mengakibatkan terjadinya sebab masalah ini adalah penanganan order langganan di bagian order
    penjualan yang kurang baik kepada pelanggan. 

 3. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat
     diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-
     personil kunci baik yang langsung maupun tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah
     tersebut. 

2. Memahami Kerja dari Sistem yang Ada
   Dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.
   Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara   
   melakukan penelitian:
  1. Menentukan jenis penelitian
  2. Merencanakan jadwal penelitian
  3. Membuat penugasan penelitian
  4. Membuat agenda wawancara
  5. Mengumpulkan hasil penelitian

3. Menganalisis Hasil Penelitian Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil
    penelitian yang telah dilakukan. Kita dapat menganalisis:
    1. kelemahan dari sistem lama tersebut
    2. kebutuhan data dan informasi bagi pemakai sistem dan pihak manajemen 

4. Membuat Laporan Hasil Analisis (4.3) Isinya adalah:
    1. Alasan melakukan analisis sistem
    2. Menguraikan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada sistem lama
    3. Mengidentifikasi penyebab masalah
    4. Kesimpulan analisis

BAB III 

Kebijakan dan Perencanaan Sistem 

Proses perencanaan sistem dibagi dalam 3 proses utama yaitu; 

1. Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi : 

  a. Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan 
      Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus
      diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi
      secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai Mengkaji tujuan, perencanaan strategi
      dan taktik perusahaan  

 b. Mengidentifikasi proyek - proyek sistem 
     Menentukan proyek-proyek sistem informasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi
     Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi
                    untuk :
                    - pengendalian penjualan dan pemasaran
                    - pengendalian distribusi
                    - pengendalian produksi
                    - pengendalian keuangan
                    - pengendalian persediaan

c. Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem
   Sasaran ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem
   Contoh : Sistem informasi penjualan; memiliki sasaran :
                - Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik
                - Meningkatkan volume penjualan 
                - Menyediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajer marketing

d. Menetapkan kendala proyek-proyek sistem Ada 3 faktor kendala :
    - Masalah dana
    - Masalah waktu
    - Mengenai batasan peraturan yang berlaku pada perusahaan tersebut

e. Menentukan prioritas proyek-proyek sistem
   Yaitu menentukan proyek-proyek sistem mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu, tentunya
   proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan

f. Membuat laporan perencanaan sistem
   Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :
  - Latar belakang organisasi - Proyek sistem informasi yang direncanakan
 - Sasaran pengembangan sistem informasi
 - Kendala di dalam pengembangan sistem informasi
 - Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

g. Meminta persetujuan manajemen

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi:
    a. Menunjuk team analis
    b. Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3. Mendefinisikan proyek-proyek dikembangkan, meliputi :
    a. Melakukan studi kelayakan Studi kelayakan :
       Suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan apakah pengembangan proyek sistem layak
       diteruskan atau tidak

    b. Menilai kelayakan proyek sistem
      a. Kelayakan teknik :
         - ketersediaan teknologi yang digunakan
         - ketersediaan staf ahli di dalam mengoperasionalkan teknologi yang digunakan
      b. Kelayakan operasi :
        - kemampuan personil dalam mengoperasikan sistem informasi yang dibuat
        - kemampuan dari sistem informasi untuk menghasilkan informasi
     c. Kelayakan jadwal : Apakah sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang
        telah ditentukan
    d. Kelayakan ekonomi :
       - besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem
       - manfaat yang diperoleh oleh sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya
   e. Kelayakan hukum :
       Apakah sistem yang akan dikembangkan tidak menyimpang dari hukum yang berlaku

c. Membuat usulan proyek sistem
d. Meminta persetujuan manajemen

 BAB II
Tinjauan Umum Pengembangan Sistem

2.1. Perlunya pengembangan sistem dalam suatu organisasi

        1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem lama. Permasalahan 

            yang timbul dapat berupa:

            a. Ketidakberesan dlm sist. yg lama menyebabkan sist. tsb. tidak dapat beroperasi sesuai 

                dengan yg diharapkan.

            b. Pertumbuhan organisasi yg menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru.

        2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities)

        3. Adanya intruksi-intruksi (directives)

2.2. Prinsip pengembangan sistem

        1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen

        2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar

        3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik

        4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem

2.3 Siklus hidup pengembangan sistem

       Tahapan kerja dari pengembangan sistem

    

        Kebijakan & Perencanaan Sistem: 

        Adanya intruksi dari top manajer kepada bawahan bahwa 

        perusahaan tersebut perlu dilakukan pengembangan sistem. Di dalam perencanaan sistem perlu 

        direncanakan terlebih dahulu mengenai :

            a. Berapa besar dana yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

            b. Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem

            c. Sudah siapkah personil-personil yang terlibatdalam pengembangan sistem tsb

        Analisis sistem: mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang
                                   terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
                                   perbaikan-perbaikan.

        Desain sistem secara umum : tujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada user       
                                                           tentang sistem yang baru. 

        Desain sistem secara terinci : tujuan untuk memberikan gambaran secara terperinci kepada user
                                                         tentang sistem yang baru. 

        Seleksi sistem                        : menyeleksi penggunaan software maupun hardware di dalam
                                                          penerapan sistem baru. 

        Implementasi sistem             : menerapkan sistem informasi di dalam satu organisasi atau
                                                          perusahaan. 

        Perawatan sistem                 : tujuannya adalah untuk menjaga agar sistem informasi
                                                         dapat digunakan dlm organisasi tsb dlm jangka waktu
                                                          yang cukup lama

2.4 Metode-Metode yang digunakan di dalam Pengembangan Sistem

2.5 Pendekatan pengembangan sistem

       Terdapat beberapa pendekatan untuk mengembangkan sistem, yaitu :

        1. Pendekatan klasik lawan pendekatan terstruktur (dipandang dari metodologi yang 

            digunakan). Pendekatan klasik adalah pendekatan di dlm pengembangan sistem yang     

            mengikuti tahapan-tahapan di systems life cycle tanpa dibekali dengan alat-alat dan 

            teknik-teknik yg memadai. Sedangkan pada pendekatan terstruktur dilengkapi dengan 

            alat-alat dan teknik-teknik supaya membuatnya berhasil.

        2. Pendekatan sepotong lawan pendekatan sistem (dipandang dari sasaran yang akan 

            dicapai). Pendekatan sepotong merupakan pendekatan pengembangan sistem yang 

            menekankan pada suatu kegiatan atau aplikasi tertentu saja. Sedangkan pada pendekatan 

           sistem memperhatikan sistem informasi sebagai satu kesatuan terintegrasi untuk masing-masing             kegiatan atau aplikasinya.

        3. Pendekatan bawah-naik lawan pendekatan atas-turun (dipandang dari cara menentukan 

             kebutuhan dari sistem). Pendekatan bawah-naik dimulai dari level bawah organisasi, 

            yaitu level operasional dimana transaksi dilakukan. Pendekatan ini dimulai dari 

            perumusan kebutuhan-kebutuhan untuk menangani transaksi dan naik ke level atas 

            dengan merumuskan kebutuhan informasi berdasarkan transaksi tersebut. Pendekatan ini 

            disebut juga dengan data analysis, karena yang menjadi tekanan adalah data yg akan 

            diolah terlebih dahulu, informasi yang akan dihasilkan menyusul mengikuti data. 

            Pendekatan atas-turun sebaliknya dimulai dari level atas organisasi, yaitu level 

            perencanaan strategi. Pendekatan ini disebut juga dengan decision analysis, karena yang 

            menjadi tekanan adalah informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh

            manajemen terlebih dahulu. Kemudian data yang perlu diolah menyusul mengikuti 

            informasi yang dibutuhkan.

        4. Pendekatan sistem-menyeluruh lawan pendekatan moduler (dipandang dari cara 

            mengembangkannya). Pendekatan sistem-menyeluruh merupakan pendekatan yang 

            mengembangkan sistem serentak secara menyeluruh. Sedangkan pendekatan moduler 

            berusaha memecahkan sistem yang rumit menjadi beberapa bagian atau modul yang 

            sederhana, sehingga sistem akan lebih mudah dipahami dan dikembangkan.

        5. Pendekatan lompatan jauh lawan pendekatan berkembang (dipandang dari teknologi yang 

            akan digunakan). Pendekatan lompatan jauh menerapkan perubahan menyeluruh secara 

            serentak menggunakan teknologi canggih. Sedangkan pendekatan berkembang 

            menerapkan teknologi canggih hanya untuk aplikasi-aplikasi yang memerlukan saja pada 

            saat itu saja.

2.6 Alat-alat dan teknik-teknik yang digunakan Pengembangan Sistem.

        Alat-Alat Permodelan Sistem: System Flowchart, System Procedure Diagram (Flowmap), Data 

        Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), Normalisasi dll.

        Teknik-teknik yang digunakan dalam pengembangan sistem:

            1.Teknik Analisis Biaya

            2. Teknik Analisis Penjadwalan Proyek Sistem

            3. Teknik Pengumpulan Data: Interview, Observasi, Quesioner